Từ ngày 19/9/2025, Cục Thuế tỉnh Cà Mau đã ban hành Công văn số 782/CMA-QLDN2 hướng dẫn về chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT). Nội dung đáng chú ý trong công văn này là 03 điều kiện cụ thể để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hàng hóa, dịch vụ.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về căn cứ pháp lý, nội dung hướng dẫn và cách áp dụng thực tế quy định này trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp.
1. Cơ sở pháp lý của Công văn 782/CMA-QLDN2
Công văn 782/CMA-QLDN2 được ban hành dựa trên hàng loạt văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm:
Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025);
Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung như Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC, Thông tư 173/2016/TT-BTC;
Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) hướng dẫn các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Như vậy, Công văn 782/CMA-QLDN2 là văn bản hướng dẫn thực hiện quy định pháp luật trong bối cảnh Luật Thuế GTGT mới sắp có hiệu lực, giúp các doanh nghiệp hiểu rõ cách chứng minh điều kiện khấu trừ hợp lệ khi nhân viên thay mặt công ty thực hiện thanh toán.
2. Nguyên tắc chung về khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Theo Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024, cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ hai điều kiện cơ bản:
Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất – kinh doanh;
Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là các chứng từ chuyển khoản, thanh toán qua ngân hàng hoặc các phương thức điện tử khác theo quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gặp tình huống nhân viên tự thanh toán bằng tài khoản cá nhân khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động của công ty. Vấn đề đặt ra là: liệu khoản chi này có đủ điều kiện để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hay không?
Công văn 782/CMA-QLDN2 đã đưa ra câu trả lời rõ ràng cho trường hợp này.
3. 03 điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán qua tài khoản cá nhân
Theo hướng dẫn tại Công văn 782/CMA-QLDN2 của Cục Thuế tỉnh Cà Mau, doanh nghiệp được phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân nếu đồng thời đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:
(1) Có ủy quyền hợp pháp cho người lao động
Doanh nghiệp phải có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền cho phép nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán hàng hóa, dịch vụ thay cho công ty.
Việc ủy quyền này nhằm chứng minh rằng nhân viên hành động thay mặt doanh nghiệp, không phải cho mục đích cá nhân, và khoản chi đó thực sự liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.
(2) Giao dịch phải phục vụ cho hoạt động sản xuất – kinh doanh chịu thuế
Khoản thanh toán của nhân viên phải liên quan trực tiếp đến hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản chi không liên quan, chi cho mục đích cá nhân hoặc phúc lợi không phục vụ sản xuất – kinh doanh sẽ không được khấu trừ thuế.
(3) Doanh nghiệp hoàn trả lại cho nhân viên bằng hình thức không dùng tiền mặt
Sau khi nhân viên thanh toán, doanh nghiệp phải hoàn trả cho cá nhân đó qua chuyển khoản ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác.
Chỉ khi đáp ứng đủ ba điều kiện trên, doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Giả sử Công ty A ủy quyền cho nhân viên kế toán Nguyễn Văn B thanh toán tiền mua văn phòng phẩm trị giá 12 triệu đồng bằng tài khoản cá nhân.
Quy trình thực hiện như sau:
Ông B chuyển khoản từ tài khoản cá nhân cho nhà cung cấp;
Nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT ghi tên người mua là Công ty A;
Sau đó, Công ty A chuyển khoản hoàn trả cho ông B đúng số tiền đã thanh toán.
→ Trong trường hợp này, Công ty A được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu hồ sơ có đủ:
Hóa đơn hợp pháp ghi tên công ty;
Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của ông B đến nhà cung cấp;
Chứng từ chuyển khoản từ công ty hoàn trả cho ông B;
Quy chế hoặc văn bản ủy quyền ghi rõ cho phép nhân viên thanh toán thay công ty.
5. Quy định áp dụng từ ngày 01/7/2025
Từ ngày 01/7/2025, khi Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp thanh toán qua tài khoản cá nhân phải tuân thủ nghiêm ngặt 03 điều kiện nêu trên.
Trước thời điểm này (tức là trước ngày 01/7/2025), doanh nghiệp vẫn áp dụng theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.
Như vậy, các doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn quy chế tài chính, mẫu ủy quyền và quy trình hoàn ứng để đảm bảo phù hợp với quy định mới, tránh bị loại trừ khoản thuế GTGT đầu vào khi cơ quan thuế kiểm tra.
6. Mối liên hệ với chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi chỉ được tính vào chi phí hợp lý nếu:
Liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp;
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
Và đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Do đó, khi doanh nghiệp ủy quyền nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân, nếu không có chứng từ hoàn ứng hợp lệ (thanh toán lại bằng chuyển khoản), thì khoản chi sẽ không được tính vào chi phí hợp lý, đồng thời không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
7. Kết luận
Công văn 782/CMA-QLDN2 của Cục Thuế tỉnh Cà Mau đã làm rõ cơ sở pháp lý và điều kiện thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán thay doanh nghiệp.
Tóm tắt lại, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi đáp ứng đủ 03 điều kiện:
Có văn bản ủy quyền hợp lệ cho người lao động;
Khoản chi liên quan đến hoạt động kinh doanh chịu thuế;
Doanh nghiệp hoàn ứng lại bằng hình thức không dùng tiền mặt.
Quy định này giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, hạn chế gian lận thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện các thanh toán nhỏ lẻ qua nhân viên nhưng vẫn được khấu trừ thuế hợp pháp.
Thông tin liên hệ
