Chỉ áp dụng với những trường hợp đặc thù người bán không xuất được hoá đơn theo qu y định mới được phéplập bảng kê mua hàng hóa (Bảng kê 01/TNDN).
1. Quy định chung về bảng kê hàng hóa mua vào
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có thể nhận được hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa, dịch vụ. Đối với một số trường hợp đặc thù, pháp luật thuế cho phép doanh nghiệp được lập bảng kê hàng hóa mua vào – Mẫu 01/TNDN để hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Theo khoản 2.4 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, chỉ những trường hợp người bán không thể xuất hóa đơn theo quy định mới được phép lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ.
Như vậy, không phải mọi giao dịch không có hóa đơn đều được lập bảng kê, mà chỉ những trường hợp đặc thù được liệt kê cụ thể dưới đây.
2. Các trường hợp được phép lập bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn
Doanh nghiệp được phép lập Bảng kê 01/TNDN để ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong các trường hợp sau:
2.1 Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản
Doanh nghiệp thu mua nông sản, lâm sản, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất, người đánh bắt mà người bán không đăng ký kinh doanh và không có hóa đơn.
Ví dụ: mua tôm, cá từ ngư dân, mua lúa, ngô, cà phê từ nông hộ trực tiếp sản xuất.
2.2 Mua sản phẩm thủ công từ người sản xuất trực tiếp
Áp dụng đối với sản phẩm làm bằng đay, cói, tre, nứa, mây, song, lá, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc các nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp, được người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
Các cơ sở mua hàng từ làng nghề, hộ thủ công cá thể không có mã số thuế được phép lập bảng kê ghi nhận chi phí hợp lý.
2.3 Mua nguyên liệu tự khai thác: đất, đá, cát, sỏi
Doanh nghiệp được phép lập bảng kê khi mua đất, đá, cát, sỏi do cá nhân hoặc hộ gia đình tự khai thác, trực tiếp bán ra, không có đăng ký kinh doanh, không có hóa đơn.
2.4 Mua phế liệu do người dân trực tiếp thu nhặt
Trường hợp doanh nghiệp mua phế liệu (sắt vụn, chai lọ, giấy vụn, nhựa phế thải,…) của người dân thu nhặt không có đăng ký kinh doanh cũng được lập bảng kê để tính vào chi phí được trừ.
2.5 Mua tài sản, dịch vụ từ hộ hoặc cá nhân không kinh doanh
Bao gồm các trường hợp doanh nghiệp mua tài sản, công cụ, vật dụng hoặc thuê dịch vụ (như vận chuyển nhỏ lẻ, sửa chữa, thuê nhà ở cá nhân) từ người không kinh doanh và không có hóa đơn.
2.6 Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ hoặc cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT
Theo quy định, hộ hoặc cá nhân có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT). Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng này, nếu không có hóa đơn, được phép lập bảng kê 01/TNDN để tính chi phí được trừ.
3. Nguyên tắc và yêu cầu khi lập Bảng kê 01/TNDN
Việc lập bảng kê hàng hóa mua vào phải tuân thủ các quy tắc chặt chẽ nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán và được cơ quan thuế chấp nhận.
3.1 Người ký và chịu trách nhiệm
Bảng kê phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp ký, đóng dấu (nếu có), và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai.
3.2 Không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt
Các khoản chi phí có bảng kê hợp lệ vẫn được tính vào chi phí được trừ, dù không thanh toán qua ngân hàng (tức được phép thanh toán bằng tiền mặt).
3.3 Kiểm soát giá mua theo giá thị trường
Nếu giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm giao dịch, cơ quan thuế có quyền điều chỉnh lại giá dựa trên giá hàng hóa, dịch vụ cùng loại trên thị trường để xác định chi phí hợp lý khi tính thu nhập chịu thuế.
4. Cách lập bảng kê hàng hóa mua vào (Mẫu 01/TNDN)
Khi lập bảng kê hàng hóa mua vào, doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
4.1 Nội dung bảng kê phải phản ánh đúng thực tế
Hàng hóa, dịch vụ ghi trong bảng kê phải là do người bán trực tiếp sản xuất, khai thác, đánh bắt, thu nhặt, cung cấp.
Không được lập bảng kê khống hoặc mua hàng qua trung gian không đủ điều kiện.
4.2 Lập theo trình tự thời gian
Bảng kê phải lập theo thứ tự thời gian thu mua thực tế, ghi rõ ngày, tháng, năm, không được lập gộp hoặc lùi thời điểm.
4.3 Ghi đầy đủ thông tin và chữ ký
Bảng kê phải ghi rõ:
Họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD của người bán.
Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, giá trị hàng mua.
Ngày giao dịch, hình thức thanh toán.
Chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua.
Căn cứ lập bảng kê là chứng từ chi tiền thực tế (phiếu chi, giấy biên nhận, hợp đồng miệng có xác nhận…).
5. Một số lưu ý quan trọng khi áp dụng Bảng kê 01/TNDN
Chỉ được lập bảng kê trong những trường hợp pháp luật cho phép; các giao dịch khác không có hóa đơn không được ghi nhận chi phí hợp lý.
Mỗi bảng kê phải phản ánh trung thực hoạt động mua bán, tránh tình trạng kê khai khống để nâng chi phí.
Doanh nghiệp nên lưu trữ chứng từ thanh toán, biên nhận, phiếu nhập kho, phiếu chi kèm theo bảng kê để khi cơ quan thuế kiểm tra có thể chứng minh chi phí thực tế.
Nếu cơ quan thuế phát hiện chi phí không có thật hoặc giá kê khai cao bất thường, có thể loại trừ chi phí và xử phạt hành chính theo quy định.
6. Cập nhật theo Luật Thuế TNDN năm 2025
Hiện nay, các quy định nêu trên được xây dựng dựa trên Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNDN 2008.
Tuy nhiên, Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp năm 2025 đã được Quốc hội thông qua và sẽ có hiệu lực từ ngày 01/10/2025, nhưng chưa có nghị định hoặc thông tư hướng dẫn chi tiết danh mục các khoản chi được phép lập bảng kê.
Do đó, trong giai đoạn hiện nay, doanh nghiệp vẫn áp dụng theo quy định cũ cho đến khi Bộ Tài chính ban hành văn bản hướng dẫn mới thay thế.
7. Kết luận
Bảng kê hàng hóa mua vào (Mẫu 01/TNDN) là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận hợp lệ những khoản chi không có hóa đơn trong các trường hợp đặc thù mà người bán không thể xuất hóa đơn theo quy định.
Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được phép lập bảng kê trong những trường hợp được liệt kê rõ trong Thông tư 78/2014/TT-BTC và 96/2015/TT-BTC, đồng thời phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý và có chứng từ chi tiền kèm theo.
Khi Luật Thuế TNDN 2025 có hiệu lực, doanh nghiệp cần theo dõi văn bản hướng dẫn mới để cập nhật các quy định thay thế, tránh sai sót trong việc hạch toán chi phí và kê khai thuế.
Thông tin liên hệ
