Từ ngày 01/7/2025, khi doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động thanh toán hộ tiền hàng hóa, dịch vụ, việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào sẽ được áp dụng nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể theo Luật Thuế GTGT 2024 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

1. Căn cứ pháp lý và hướng dẫn mới nhất

Ngày 19/9/2025, Cục Thuế tỉnh Cà Mau ban hành Công văn số 782/CMA-QLDN2 về chính sách thuế giá trị gia tăng, hướng dẫn cụ thể trường hợp công ty ủy quyền cho người lao động thanh toán hộ tiền hàng.

Theo đó, nếu việc thanh toán hộ được thực hiện đúng quy định và có chứng từ hợp lệ, công ty được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Căn cứ pháp lý bao gồm:

• Điều 14 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15

• Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/7/2025)

• Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 2025 với hóa đơn do người lao động thanh toán hộ

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp người lao động thanh toán thay, công ty phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau:

2.1. Về chủ thể được ủy quyền

Công ty được phép ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp đứng ra thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ. Việc ủy quyền phải có căn cứ rõ ràng, thể hiện trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định ủy quyền của công ty.

2.2. Về phương thức thanh toán

Người lao động phải sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân mở tại tổ chức tín dụng hợp pháp để chuyển khoản thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ mua vào.
Sau khi hoàn tất, công ty phải hoàn trả số tiền đó cho người lao động bằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng).

2.3. Về mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ

Hàng hóa, dịch vụ do người lao động thanh toán phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất – kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

2.4. Về quy chế nội bộ doanh nghiệp

Việc thanh toán hộ chỉ hợp lệ nếu được ghi nhận trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty.
Trường hợp không có quy định rõ, công ty phải ban hành quyết định ủy quyền bằng văn bản, ghi nhận cụ thể: người được ủy quyền, mục đích, giá trị và phương thức thanh toán.

2.5. Về hình thức hoàn trả cho người lao động

Công ty phải hoàn tiền cho người lao động bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng, tuyệt đối không dùng tiền mặt. Đây là điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Quy định chuyển tiếp trước ngày 01/7/2025

Trước khi Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực, việc xác định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào vẫn thực hiện theo quy định tại:

• Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC,

• Được sửa đổi, bổ sung tại:

  • Khoản 6 Điều 3 Thông tư 119/2014/TT-BTC

  • Điều 10 Thông tư 151/2014/TT-BTC

  • Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC

  • Điều 1 Thông tư 173/2016/TT-BTC

Do đó, các doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm phát sinh hóa đơn và thanh toán để áp dụng quy định phù hợp.

4. Có giới hạn số tiền được ủy quyền thanh toán cho người lao động không?

Pháp luật không giới hạn mức tiền công ty có thể ủy quyền thanh toán cho người lao động.
Điều quan trọng là việc ủy quyền phải được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp, bảo đảm minh bạch, hợp lý và có chứng từ đầy đủ.

Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên, công ty vẫn được:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và

• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Kết luận

Từ 01/7/2025, công ty có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn do người lao động thanh toán hộ. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hưởng đầy đủ quyền lợi thuế, mà còn tránh bị loại chi phí hoặc truy thu thuế khi quyết toán.

Thông tin liên hệ